1. *. Đón tiếp võ sĩ: Lâm Tấn Đạt:

Người đầu tiên đến với đại hội là Vận Động Viên Lâm Tấn Đạt – Vovinam đội tuyển huyện Phong Điền - tỉnh Cần Thơ đến lúc 8 giờ tối ngày 18 tháng 6 năm 2008 tại phi trường San Francisco.
Võ sĩ Lâm Tấn Đạt được mời cầu may, nhưng không ngờ phỏng vấn suông sẽ được chấp nhận cho đi thật là may mắn, năm nay lại có thêm một vận động viên đến từ trong quốc nội làm cho không khí thêm sinh động. Lần đầu tiên đến Hoa Kỳ, tiếng Anh không biết nhưng nhờ đi máy bay China nên có nhiều người Việt tâm tình và giúp đỡ, đến phi trường lại gặp hải quan Hoa Kỳ là người Việt nên mọi chuyện suông sẽ không có gì trở ngại. Bước ra khỏi cửa là được đón tiếp đưa thẳng về nhà.

2. *. Đón tiếp võ sĩ Minh Kha:

Kế tiếp cùng ngày 18 tháng 6, lúc 9 giờ đêm tại phi trường San Jose, ban tổ chức vui mừng chào đón vận động viên Minh Kha đến từ tiểu bang Virginia - Hoa Kỳ. Minh Kha cũng đã từng là vận động viên trong đội tuyễn của Vovinam Nha Trang – Khánh Hoà. Sang Hoa Kỳ định cư tại Virginia và đã đến San Jose sinh hoạt tập luyện võ thuật 2 lần nên đã quen thuộc địa hình đường đi nước bước.
- 2 Võ sĩ Minh Kha và Tấn Đạt đến San Jose là tham gia ngay vào chương trình biểu diễn cho ngày Quốc Tế tị nạn do quận Santa Clara tổ chức, và Vovinam được mời đại diện cho cộng đồng Việt góp mặt trong chương trình chào mừng ngày Quốc Tế Tỵ Nạn.

3. *. Đón tiếp võ sĩ Raleigh: - Tony, Brian & Paul.

9 giờ đêm ngày 24 tháng 6 năm 2008. phái đoàn Raleigh gồm 3 môn sinh Tony, Brian, Paul thuộc môn sinh của VSTH Hoàng Thanh Tâm đến San Jose trước để tập đợt và ôn luyện đòn thế cho vững chải trước khi thi đấu và hội diễn. Các môn sinh Raleigh được cha mẹ và thầy giáo dục rất hay. Các em luôn ngoan ngoãn nghe lời, chăm chỉ làm việc, giúp đỡ ban tổ chức rất nhiều… Các em không ngại cực khổ làm đủ mọi việc từ chuyện môn phái cho đến chuyện nhà. Nhất là môn sinh Tony, hể thấy ai làm gì là tự động tới giúp không chờ đợi kêu gọi đến tên. Ai ai cũng khen tặng hạnh kiểm và tinh thần của 3 môn sinh Raleigh. Ban tổ chức nhờ 3 em rất nhiều. Chúa Nhật ngày 29 tháng 6 năm 2008. khi biểu diễn cho ngày Hội Chợ Tài Nguyên của Thành Phố (resource Fair) 3 em đã tích cực tham gia lo trang trí gian hàng từ lúc khởi đầu cho đến cuối giờ dọn dẹp đi về.

4. *. Đón tiếp võ sư Võ Văn Tuấn và võ sư Võ Hữu Lý:

Ngày 30 tháng 6 năm 2008, võ sư Võ Văn Tuấn từ văn phòng Tổ Đường đại diện cho Chưởng Môn và tổ đường đến tham dự đại hội, đáp máy từ Narita - Nhật đến phi trường San Francisco cùng với võ sư Võ Hữu Lý ở Cần Thơ. Đây là lần đầu tiên 2 võ sư nầy đến Hoa Kỳ, nhưng nhờ võ sư Võ Văn Tuấn đã đi khắp nơi Âu Châu, Á Châu và biết tiếng Anh nên không có gì trở ngại.
2 võ sư Tuấn và Lý vừa ra phi trường là được phái đoàn San Jose, Raleigh, Cần Thơ, Virginia đón tiếp đưa đi thẳng lên San Francisco để xem cầu Golden Gate, cây cầu treo nổi tiếng trên thế giới được bắc ngang qua eo biển của San Francisco và viếng thăm phố China Town của người Trung Hoa.
Nhưng khi quẹo vào đường phố bị lạc rồi tìm không được lối trở lại và không có đủ thời gian nên chỉ viếng China Town rồi về cho kịp giờ tập võ.
Trong khi các môn sinh đi vòng vòng mua sắm thì võ sư Võ Văn Tuấn vào tiệm trà đặc biệt ngồi nhâm nhi thưởng thức nhiều loại trà cao cấp giá từ 160 đô đến 230 đô một pound (khoảng ½ ký). Công nhận người Hoa bày vẽ nhiều loại trà và đặc tên các loại trà khác nhau và làm ra hương vị cũng khác nhau mà người biết uống trà mới phân biệt được cái nào ngon, cái nào dỡ…mà người thường không thể cảm nhận được.

5. *. Đón tiếp VSTH Hoàng Thanh Tâm và các môn sinh Raleigh.
9 giờ tối ngày 1 tháng 7 năm 2008, sau khi tập võ xong các môn sinh Raleigh đã đến trước như Tony, Brian, Paul cùng với Minh Kha, Tấn Đạt, Thiên Lộc VS Cẩm Bình đến phi trường San Jose chào đón phái đoàn Raleigh gồm có Hoàng Thanh Tâm, Thuý Vi, Tuấn Kiệt, và Thùy Linh đến tham dự đại hội.
VSTH Hoàng Thanh Tâm trước là môn sinh San Jose nay chuyển sang Raleigh làm ăn đã hơn mười mấy năm mới trở về, thấy cái gì cũng thay đổi và khác lạ…

6. *. Đón tiếp võ sư Võ Tân Tiến – Belgium:
Võ sư Võ Tân Tiến theo dự định là sẽ đi sang 4 người, nhưng giờ chót vì tài chành eo hẹp và vì việc học hành của các môn sinh, gia đình không cho đi, nên cuối cùng sang tham dự có 1 mình.
Võ sư Võ Tân Tiến đã đến Los Angeles trước để thăm người anh ruột đến chiều ngày 2 tháng 7 mới đi xe đò Hoàng lên San Jose vào lúc 4 giờ chiều… Sau khi đến thăm lớp tập Vovinam San Jose một chút là cùng võ sư Cẩm Bình lên phi trường San Francisco để cùng đón phái đoàn Úc Châu.

7. *. Đón tiếp phái đoàn Sidney – Úc Châu:

Ngày 2 tháng 7 năm 2008 vào lúc 8 giờ tối máy bay China Air Line đáp xuống phi trường San Francisco mang theo phái đoàn Vovinam Sidney – Australia do võ sư Nguyễn Đình Đức hướng dẫn. Phái đoàn gồm 7 người, 1 thầy và 6 trò, trong đó có 2 em bé trai và 1 bé gái còn nhỏ, còn lại 3 em khác thì lớn trên 15 tuổi.
Võ sư Đình Đức ngoài đời là một luật sư nhưng lại có một tánh tình kiên nhẩn và thương yêu trẻ còn hơn các thầy cô giáo.
Võ sư Đức đã lo lắng chăm sóc các em môn sinh từ miếng ăn, giấc ngủ cho đến giặt giữ, xếp đồ cũng do chính tay võ sư Đức làm,,, thật là khâm phục và chịu thua trước sự kiên nhẩn và tỉ mĩ trong sự dạy dỗ và chăm sóc đối với các môn sinh.

8. Đón tiếp võ sư Lưu Kim Lan và Phu Quân:

Sáng thứ Sáu ngày 4 tháng 7 năm 2008 vào lúc 10 giờ sáng, Nữ võ sư Lưu Kim Lan cùng với phu quân Jack Germain đã đáp máy bay từ Seattle đến phi trường San Jose để tham dự ngày đại hội thi đấu và hội diễn.
Võ sư Lưu Kim Lan ngày xưa sinh hoạt Vovinam ở Bình Dương chuyên môn làm trọng tài cho các giải thi đấu toàn thành và toàn quốc, cô chuyên về đấu đối kháng và song luyện.

9. Võ sư Lê Ngọc Sơn thuộc đại học Hồng Bàng: - Đã đến trước Nam Cali, đến ngày 4 tháng 7 mới đến San Jose chào hỏi và tặng quà trong buổi lễ khai mạc.

10. Các phái đoàn còn lại như Los Angeles, Pomona, Oakland, Hayward… đi xe thẳng đến hội trường có mặt vào buổi trưa thứ Sáu. Tất cả gặp nhau tay bắt mặt mừng, hỏi thăm vui vẻ và sau đó là cùng nhau ăn trưa và chuẩn bị cho ngày thi đấu.