1. Sự chuẩn bị

Bất cứ làm việc gì cũng phải có sự chuẩn bị, bất cứ tổ chức gì cũng phải trù liệu kế hoạch.

Đại hội thi đấu và hội diễn võ thuật Vovinam Việt Võ Đạo Hải Ngoại cũng vậy, các môn sinh Vovinam San Jose đã bỏ nhiều công sức gây quỹ từ dịp Tết qua các cuộc biểu diễn múa lân cho các hội đoàn, trường học gom góp được một số tiền để đặt huy chương, cờ lưu niệm, áo thun tặng cho các vận động viên…
Tổ chức ở Hải ngoại nhất là tại Mỹ châu khác với trong nước, ở trong nước tất cả các phái đoàn đều tự túc, từ phương tiện di chuyển cho đến ăn ở… Riêng tại Mỹ Châu, ban tổ chức phải lo ăn ở, phương tiện di chuyển cho các phái đoàn ở xa.. đôi khi phải chi thêm vé máy bay cho người ở Việt Nam sang, hay giúp các vận động viên có tinh thần còn đang đi học không có tiền mua vé máy bay…nên sự tổ chức rất là bận rộn, cực khổ và chi phí cũng rất là cao.

Các môn sinh Lâm Tấn Đạt, Minh Kha, Brian, Tony, Paul đã đến San Jose trước từ 1 đến 2 tuần giúp chuẩn bị mọi sự từ việc sơn sửa mấy giá dựng cờ, bục phát giải, đến các bảng hiệu cho các phái đoàn..

2. Trang Trí:

Đến sáng thứ Sáu ngày 4 tháng 7 năm 2008, mọi người đều thức dậy sớm để chất đồ lên xe đến địa điểm hành lễ sắp đặt bàn thờ, treo băng rôn, biểu ngữ chào mừng quan khách…
Một lực lượng đông đão huấn luyện viên các nơi đã có mặt tại địa điểm hành lễ cùng nhau bắt tay làm việc nhanh chóng dưới sự điều động của các huấn luyện viên: - Ngô Tân, Lê Hồng Hải, Khoa Hoàng, Dương Phú, Thiên Lộc, Hoàng Thanh Tâm, Lưu Trần, Hùng Đào, Nguyễn Hữu Hùng, Minh Kha, Tấn Đạt…. và một số các môn sinh San Jose, Raleigh, Oakland, Úc Châu đều cùng nhau bắt tay làm việc nhanh chóng từ việc sắp ghế cho các quan khách, đến việc tạo dựng bàn thờ tổ thật lộng lẫy và huy hoàng, nhìn thật đẹp mắt, những tấm phong Vovinam rồng phụng được treo giữa bàn thờ tạo nên một sự uy nghi của nền văn hoá Việt, dàn vũ khí đại đao cũng như những lá cờ phướng Vovinam cùng những lá cờ ngũ sắc được treo lên để 2 bên bàn thờ làm cho bàn thờ thêm đặc sắc tạo bầu không khí sinh động hơn.

3. Ẩm Thực:

Rất nhiều phụ huynh tình nguyện giúp cho đại hội lo thức ăn cho các vận động viên như: cô Hà Phụ huynh em Anna Hà, cô Điềm phụ huynh em Jimmy, Cô Kim Hà phu nhân của HLV. Khoa Hoàng, phu nhân của môn sinh Ngô Vũ, Phu nhân của thân hữu Hoàng Anh Tuấn và một số phụ huynh khác….ngay cả ba mẹ của HLV Quốc Thống ở Oakland cũng đã tích cực giúp đỡ ban ẩm thực rất nhiều. tất cả mọi người đều đem đến hội trường những mâm thức ăn đầy ấp như:
- Cô Điềm đã đặt nhiều mâm chay từ chùa đem đến như gỏi, mì xào, cơm chiên suốt trong 2 ngày.
- Cô Thanh đã liên tục lo cho 2 ngày món cơm gà xiu xiu, bánh ngọt, bánh mì…
- Anh Thành ba em Brandon đã tặng cho 50 bánh mì togo
- Phụ huynh em Valery và Becky đã tặng cho một mâm gà chiên
- Phụ huynh em Đạt và Vinh làm một mâm chả giò.
- Cô Hà nấu nồi cháo gà thật ngon và hấp dẫn.
- Cô Thiên Lý đã cung cấp toàn bộ khăn giấy, dĩa, nĩa, ly…
- 2 con heo quay, chả lụa, chả chiên, chả giò, bánh mì… được HLV Nguyễn Anh Tuấn và ban tổ chức cung cấp.
*. Các phụ huynh khác người thì trái cây, dưa hấu, cơm, chả giờ, mì xào, nước uống… tự động đem đến giúp ban tổ chức phần ẩm thực thật là đầy đủ và dư thừa, các môn sinh ăn uống no đủ tự do không giới hạn. Nếu không có ban ẩm thực nồng nậu nầy chắc có lẽ các vận động viện không đủ sức thi đấu trong 2 ngày, xin thành thật cám ơn ban ẩm thực.
*. Ban tổ chức cũng đã nhận được nhiều sự yểm trợ tài chánh của một số võ sư, huấn luyên viên, môn sinh và phụ huynh môn sinh của các võ đường về tham dự như Sidney, Raleigh, Oakland, Los Angeles, Hayward, San Jose…ngoài ra còn có một số thân hữu, mạnh thường quân bảo trợ như Báo Thằng Mõ San Jose, Cô Kim Trang Hi_Tech Dental Care, Senter Auto Part, Le’s Travel, Paloma Café…

4. Ban Giám Định và Trọng Tài:

Tham dự Đại hội gồm các võ sư Cẩm Bình, võ sư Trần Duy Lợi, võ sư Lê Huy, võ sư Lê Thịnh, võ sư Võ Tân Tiến, võ sư Nguyễn Đình Đức, võ sư Võ Hữu Lý, võ sư Lưu Kim Lan, VSTH Trần Thanh Hải, VSTH Hoàng Thanh Tâm…
Ban tổ chức giao quyền sắp xếp giám định và trọng tài cho võ sư Võ Hữu Lý điều hành toàn bộ cuộc thi đấu và hội diễn. Với bao nhiêu năm kinh nghiệm từng trải qua các giải toàn thành, toàn quốc và quốc tế tại Việt Nam. Võ sư Võ Hữu Lý làm việc nhanh chóng, sắp xếp hợp lý tạo sự công bẳng trong các trận đấu để tránh sự thiên vị xảy ra. Thí dụ như những người giám định hay trọng tài phải là người không có môn sinh thi đấu trong trận đó để bảo đảm tính trung trực số điểm các vận động viên đạt được. Nhờ vậy mà cuộc thi đấu được công bằng và chính trực đưa đến sự thành công tốt đẹp không có gì đáng tiếc xảy ra, vì hầu hết ban giám khảo chấm điểm là các võ sư Lưu Kim Lan, võ sư Võ Tân Tiến, võ sư Võ Hữu Lý là chánh còn các võ sư khác được điều động phụ vào khi không có môn sinh của mình dự thi.

5. Ban Tiếp Tân, tổ thư ký:

Do cô Thanh, HLV Lê Kim, HLV Lưu Trần, HLV Nguyễn Anh Tuấn, Môn sinh Ngô Vũ cùng chung lo hoàn hảo. Nhất là cô Thanh trong tinh thần thiện nguyện luôn âm thầm giúp đỡ cho Vovinam San Jose trải qua 25 năm dài… lúc nào cũng hoàn tất công việc tốt đẹp, với nhiều kinh nghiệm văn phòng năm nay cô đã vào điểm của các vận động viên một cách chính xác và đưa kết quả nhanh chóng sau khi chấm dứt các cuộc thi đấu. Thân hữu Hoàng Anh Tuấn cùng với phu nhân là một thân hữu thuộc võ đường Nhu Đạo cũng nhiệt tình đến giúp đỡ suốt ngày Thứ Sáu từ việc tiếp tân đến trang trí và ẩm thực.

6. Ban trật tự vệ sinh :

Do HLV Hữu Hùng, Hùng Đào, Lê Hồng Hải, Lê Kim, Tấn Đạt, Minh Kha, Dương Phú, Thiên Lộc, Khoa Hoàng, võ sư Tân Tiến, võ sư Nguyễn Đình Đức cùng các môn sinh Raleigh, San Jose. Sydney, Oakland cùng nhau phụ giúp gom quét, lau chùi dọn dẹp sạch sẽ từ phòng hội đến phòng vệ sinh, sắp bàn ghế trả lại chổ củ cho ngay ngắn, tháo gỡ bản hiệu, đem rác đi đổ và dọn đồ chở về nhà, cất vào kho… Ban tổ chức đã hoàn trả hội trường cho người chủ đàng hoàng y như lúc mượn không có bị hư hao bồi thường gì cả.

*. Nói chung Đại Hội năm nay hoàn thành tốt đẹp, thành công rực rở nhờ ban tổ chức nhiệt tình, làm việc hết mình, lo toan công việc hoàn hảo trong niềm tin hồ hởi và phấn khởi, mọi người cảm thấy vui vẽ trong một không khí chân tình đồng môn nồng ấm.